Destek Hizmetleri Müd. 23/12/2014

 

 

T.C.

ARTUKLU BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

 Amaç

MADDE 1: (1) Bu yönetmeliğin amacı Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2: Bu yönetmelik Artuklu Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile 5018 sayılı Kanunun 60.maddesinin ikinci fıkrası gereğince harcama birimlerinin talebi ve üst yöneticinin onayıyla diğer harcama birimlerine ilişkin mali işlemleri destek hizmetleri birimi olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhalesi Sözleşmeleri Kanunu’nun hükümleri çerçevesinde temin ederek, kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini, Belediye Başkanlığımıza bağlı bütün motorlu araçların ve iş makinelerinin her türlü tamir, bakım, onarım ve ikmal hizmetlerinin yerine getirilmesini ve Bilgi İşlem hizmetlerini kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3:  Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye kanununun 15/b ve 18/m maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 :  (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Belediye: Artuklu Belediyesini,

b) Başkan :  Artuklu Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı: Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen Artuklu  Belediye Başkan Yardımcısını,

d) Birim: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,

e) Müdür: Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,

f) Şef: Destek Hizmetleri Müdürlüğünde kadrolu şefi,

g) Personel: Müdür ve şef tanımının dışındaki birim tüm personeli ifade eder.

 

 

Temel İlkeler:

MADDE 5 :

Artuklu Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkeleri esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat Ve Bağlılık

Teşkilat

 

MADDE 6 :

(1) Müdürlüğün idari teşkilatı müdür, şef, memur ve diğer personelden oluşur. Müdürlük teşkilatı 

      aşağıdaki gibidir.

a) İhale Ve  Satın Alma Servisi.

b) Makine İkmal Servisi

c) İdari İşler Servisi

d) Bilgi İşlem Servisi

 

(2) Destek Hizmetleri Müdürlüğü çalışmalarının değişen koşullarda daha etkin ve zamanında yapılmasını temin etmek için Müdürün teklifi ve Başkanlığın onayı ile yeni birimler kurulabilir veya kurulmuş birimler birleştirilebilir, birimlerin bazı görevleri diğer birimlere verilebilir.

           

Bağlılık

 

MADDE 7 : Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. 

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

 

MADDE : 8 (1) Müdürün Görev Yetki Ve Sorumlulukları

 

A)Destek Hizmetleri Müdürünün Görevleri

1) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişi olup Müdürlüğü Başkanlık huzurunda Temsil etmek.

2) Alt Birim şefleri arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

3) Personelin gizli sicillerini doldurmak; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak,

4) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek,

5) Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,

6) Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak,

7) Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,

8) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,

9) Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli direktifleri vermek,

10) Müdüriyetin  yaptığı görevler için ileriye dönük hedefler göstermek,

11) Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak,

12) Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.

 

B) Destek Hizmetleri Müdürünün Yetkileri:

1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.

2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.

3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.

4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.

5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.

6) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.

7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi.

9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.

10) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi.

 

C) Destek Hizmetleri Müdürünün Sorumlulukları:

1) Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,

2) Personelin gizli sicillerini doldurmak; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek.

3) Alt Birim şefliklerinde görevlendirilen personelin, yapacağı işle ilgili görevlerinin neler olduğu, müdür ve ilgili alt birim şefi tarafından düzenlenecek bir iç yönergeyle tek tek açıklamalı bir şekilde belirtilerek personele imza karşılığında verilecek ve personel bu yönergede belirtilen görevleri eksiksiz yapacak ve sürekli olarak çalışma masasında bulunduracaktır.

4) Müdür, müdürlük personelinin devam/devamsızlığından sorumludur.

5) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

 

Müdürlüğe bağlı Şeflik ve görevleri

MADDE 9 ( 1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

 

a) Şefin görev ve sorumlulukları:

1) Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda Müdürün görevlerini yürütmek,

2) Memur ve işçilerin görev bölümünü yapmalarından ve personelin devamından sorumlu olmak,

3) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmek, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamak.

 

b) İhale ve Satın alma Şefliğinin görev ve sorumlulukları:

 Kamu ihale Kurumunun belirlediği senelik limitler çerçevesinde harcama birim Müdürlüklerinden gelen talepleri:

  1) Piyasa araştırması yaparak 4734 sayılı Kanununun Doğrudan Temin Usulü ile temin etmek.

  2) Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi, kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek.

  3) Mali Yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri İç ve Dış Piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dahilinde temin etmek.

  4) Tahmini bedel tespiti yapmak ve teklif almak

  5) Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan teklifleri İdari ve Teknik Şartnameler dahilinde tetkik ederek ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte ihale talep eden birime arz etmek.

  6) İhale Kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, sözleşmeler hazırlamak ve sonuçlarını talep etmek.

  7) Temin edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıt ve saklanmasını sağlamak.

  8) Müdürlüklerden gelen ihtiyaç talepleri üzerine temini gerçekleşenleri talep eden müdürlük eliyle teslim alınmasını sağlamak.

  9) Müdürlüklerden gelen ihtiyaç talepleri üzerine hazırlanan ödeme evraklarını ilgili harcama birimine, Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün harcamaları ile ilgi ödeme evraklarını ise ödeme için Mali Hizmetler Müdürlüğüne bildirmek.

10) Gerek dış piyasadan ve gerekse iç piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartnameler uyarınca muayene ve kabul komisyonları ile muayenelerini ilgili birimlere yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahakkuklarını yaptırmakla görevlidirler.

11)İhale komisyonuna ihale dosyalarını zamanında ulaştırmak ve ihale komisyonunca alınan kararlarla ilgili yazışma ve tebligatları yapmak.

12) Belediyenin telefon, telsiz, fax, su, elektrik, doğalgaz, vb. aboneliklerinin ödeme işlemlerini yapmak.

13) Taşınır Mal Yönetmeliğine göre taşınırların kayıtlarını tutmak.

                                                     

c) İdari işler Şefliğinin görev ve sorumlulukları:

1)Tüm yardımcı hizmetli ve iç temizlik personelinin organizesini yapmak, personelin çalışmalarını ve performansını denetlemek, mesleki gelişmeleri için gerekli görülen tedbirleri uygulamak

2)Belediye hizmet binalarının bakım, onarım, temizlik ve güvenlik hizmetlerini takip etmek, ısınma, ısıtma, aydınlanma gibi ünitelerinin çalışmasını sevk ve idare etmek.

 

d) Bilgi İşlem Şefliğinin görev ve sorumlulukları:

1) Mevcut birimlerde yenilemeye dayalı veya yeni oluşturulan birimlerde yeni kurulacak olan sistem   altyapısını kurmak ve çalışır durumda ilgililerine teslim etmek,
2) Telefon santralinin bakım ve işletilmesini sağlamak,
5) Bilgisayar ağını kurmak ve sorunsuz çalışmasını sağlamak,
6) Bilgisayarların ve Yazıcıların bakımını yapmak ve yaptırmak,
7) Bilgisayar hatlarını çekmek ve terminal bağlantılarını yapmak,
8) Gerektiğinde donanım ile ilgili arızaları gidermek ve garanti kapsamı veya bakım sözleşmeleri kapsamında ilgili firma ile iletişim kurarak sorunun giderilmesini sağlamak,
9) Canlı yayın ve güvenlik kameralarının tesis, bakım ve düzenli çalışmasını sağlamak,
10) Talep edilmesi durumunda ek kameraların kurulmasını ve işletilmesini sağlamak,
11) Bilgisayar sistemlerini açmak, kapatmak ve sistemi takip etmek,

12) Belediyeye bağlı tüm müdürlüklerin her türlü (çeşitli telefon haberleşmesini sağlayan sistemler de dâhil) donanım, yazılım, program ihtiyaçlarına ilişkin ilgili Müdürlüklerle (İdari ve Mali İşler vb) etkin işbirliği içerisinde teknik destekte ve teklifte bulunmak,

 

e) Makine İkmal Servisi :

1) Başkanlıkça onaylanmış çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzeme, gereç, yedek parça ve öteki bütün ihtiyaçları temin etmek, zamanında ve istenilen yerde bulundurulmasını sağlayacak tedbirleri almak.

2) Müdürlük bünyesinde mevcut veya sonradan açılacak çeşitli atölyelerin verimli ve ekonomik olarak çalışmalarını düzenlemek ve takip etmek.

3) Başkanlığın verdiği talimatlar doğrultusunda,müdürlüğe ait motorlu araçları ihtiyaca, hizmetin gereklerine göre sevk ve idare etmek.

4) Belediye bünyesindeki ağır iş makinelerinin, motorlu araçların, sabit makinelerin ve müteferrik araçların tüm bakım ve onarımlarını yapmak.

5) Söz konusu makine ve araçların yedek parça ihtiyaçlarını sağlamak.

6) Belediyeye ait tüm araç ve iş makinelerinin akaryakıt ve madeni yağlarını temin etmek

Müdürlüğe bağlı iş yerlerinde iş sağlığı ve iş güvenliği yönünden her türlü tedbirlerin alınmasını sağlamak.

7) Müdürlüğün sorumluluğundaki tüm madeni yağ, makine ve araçların yedek parçalarının ambarlanmasını ve iyi kullanılmasını sağlamak.

8) Belediye bünyesindeki tüm araçların yakıt ikmalini yapmak

9) Makine İkmal hizmetlerinin yürütüldüğü bina, atölye ve depoların güvenlik tedbirlerini kontrol etmek ve işler durumda olmasını sağlamak

 

Personellerin görev ve sorumlulukları

MADDE: 10 (1) Müdürlük emrinde görevli personeller( memurlar, sözleşmeli personel ve işçiler) kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlar ve takip ederler.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin icrası

MADDE 11 : (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.

b) Görevin planlanması: Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

c) Görevin İcrası: Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır

 

2) Doğrudan Temin Yolu ile alım şekli;

 

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22. maddesi gereğince birimlerin ihtiyaçlarının karşılanması.

a) Birimlerden talebin gelmesi

b) Müdür tarafından görevlendirilen personel tarafından piyasa araştırmasının yapılması

c) İhale Yetkilisinden İhale Onay belgesinin alınması

d) Değerlendirme tutanağının düzenlenmesi

e) Sürece dayalı işlerde sözleşmenin imzalanması

f) Ödeme evraklarını ilgili harcama birimine gönderip, talebi teslim almalarını veya kabulünü yapmalarının sağlanması

 

3) İhale Yolu ile alım şekli;

 

a) Birimlerden talebin gelmesi (teknik şartname,İhale onay belgesi dahil)

b) İhale Kayıt numarası alınması(Ekap’tan)

c) İhale İlanının verilmesi

d) Şartnamenin hazırlanması

e) İhale Komisyonun kurulması

f) İsteyen firmalara şartnamenin ve standart formların verilmesi(ücret karşılığı)

g) 4734 sayılı yasanın ilgili maddesi gereğince ihalenin gerçekleştirilmesi.

h)İhale Komisyon kararının alınması.

I) İlgililere Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi.

j)  Sözleşmeye davet edilmesi.

k) Sözleşmenin imzalanması.

l)  İhale Dosyasının Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne teslimi

 

 

 

İşbirliği ve koordinasyon

 

MADDE 12 : 1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon:

a)Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

b) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür’e verilir.

c) Destek Hizmetleri Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve şef’e veya sorumlu personele iletir.

d) Şef veya görevli personel evrakları niteliğine göre inceler gerekli onayı alarak sonuca ulaştırır.

e) Alımı yapılan mal/hizmet alımı dosyaları hazırlanarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne havale edilir.

 

2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon :

 Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını; sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütür.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 13:  İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

 

 

Yürürlük

MADDE 14:  Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

 

Yürütme

MADDE 15:  Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.