Yazı İşleri Müdürlüğü 18/12/2014

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ  

 

                                                                                                             

MADDE 1-

AMAÇ: Bu yönetmelik Artuklu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye Genel Evrak İşlerinin çalışma usul ve esaslarını belirlemek üzere hazırlanmıştır. 

MADDE 2-

KAPSAM: Bu yönetmelik Artuklu Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün yapısını, işleyiş ve görevlerini kapsar. 

MADDE 3-

TANIMLAR

Bu yönetmelikte geçen,

Belediye    : Artuklu Belediyesini,

Başkanlık  : Artuklu Belediye Başkanlığını,

Müdürlük   : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Personel   : Yazı İşleri Müdürlüğü’nde görevli tüm personelleri,

Meclis       : Artuklu Belediye Meclisini,

Encümen   : Artuklu Belediye Encümenini,

Komisyon   : Artuklu Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını ifade eder. 

 MADDE 4-

DAYANAK: Yazı İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48.maddesine istinaden kurulmuş olup,   Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

MADDE 5-

TEŞKİLAT VE ORGANLAR: Yazı İşleri Müdürlüğü, 1 Müdür, 1 Memur ve 1 Taşerondan  oluşmaktadır. 

MADDE 6-

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

  1. Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
  2. Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
  3. Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.
  4. Meclis toplantı gündeminin belediye başkanı tarafından belirlenmesini ve meclis üyelerine zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak.
  5. Başkanlıktan encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak.
  6. Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.
  7. Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abone olmak.

MADDE 7- ENCÜMEN ve MECLİS İŞLERİ SERVİSİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

            Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlar, meclis ve Encümen evrakını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.

  1. Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, müdüre sunar.
  2. Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim eder.
  3. İhtisas Komisyonlarının toplantılarını organize eder, toplantılarda alınan kararları komisyon üyelerine imzalatarak rapor halinde meclise sunar.
  4. Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.
  5. Meclis ve Encümen Üyelerinin, huzur haklarının puantajını hazırlar ve zamanında ödenmesi için ilgili birime gönderir.
  6. Meclis ve Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına özen gösterir.
  7. Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.
  8. Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına,  kaybolmamasına özen gösterir.
  9. Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur. 
  10. Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur. 

MADDE 8-    EVRAK KAYIT BİRİMİNİN GÖREVLER VE SORUMLULUKLARI :

  1. Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği birime gönderilmek üzere müdüre getirilir.
  2. Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.
  3. Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların müdüre gönderilmesini sağlar.
  4. Gizlilik dereceli yazıların sadece müdür tarafından açıldıktan sonra başkan tarafından havalesinin yapılmasını sağlar.
  5. Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.
  6. Posta veya Kargo ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede PTT’ ye veya Kargo’ ya gönderilmesini sağlar.
  7. Belediyeye gelen tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.
  8. Kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.
  9. Yazı işleri müdürlüğü tarafından birim müdürlüklerine havale edilen dilekçelere kanuni süreleri içerisinde birim müdürlüklerince mevzuata uygun olarak cevap verilmesi zorunludur.
  10. Kamu kurum ve Kuruluşlardan gelen yazılar birden fazla cevap gerektiğinde ilgisine göre  müdürlüklere havalesi yapılır. Yapılan bu dağıtımlı yazıların cevapları zamanında Yazı İşleri Müdürlüğüne verilmesi zorunludur.

 
 MADDE 9-    PERSONELİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI :

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ:

  1. Müdür, birimini Başkanlığa karşı temsil eder,
  2. Encümen Üyesi olarak Encümen toplantılarına katılır,
  3. Müdürlük yönetiminde tam yetkili olup, müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler,
  4. Müdürlük tahakkuk amiri, personelin birinci disiplin ve sicil amiridir,
  5. Çalışma programını hazırlar ve uygulatır,
  6. Müdürlük personelinin teknik bakımdan yetişmesini sağlar,
  7. Diğer müdürlüklerle koordinasyonu sağlar,
  8. İşlerin yasa, tüzük ve yönetmeliklere, başkanlığın talimatlarına uygun ve zamanında yapılmasını sağlar. Bunun için gerekli tedbirleri alır veya alınmasını sağlar.

SERVİS SORUMLUSU  :

  1. Servis Sorumlusu, Başkanlık ve müdürlüğün verdiği görevleri yasalar çerçevesinde eksiksiz ve gecikmesiz  olarak yapmakla yükümlüdür.
  2. Servis Sorumlusu işleri organize eder, personeli denetler, görev bölümü yapar,
  3. Müdürlüğün tüm büro, maaş ve tahakkuk işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlar,
  4. Gelen ve giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt, havale, zimmet ve dosyalama işlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlar ve demirbaşa kayıt ederek eşyaları korur.

 MEMURLAR :

1. Memurlar, Yazı İşleri Müdürü ve Servis Sorumlusunun kendilerine tevdii ettikleri görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludurlar.

2. Katip, evrak yazışmalarını, müdürlüğün tüm yazılarını, meclis ve encümen kararlarını yazıp, Zimmetli olarak ilgili birimlere teslim etmekle görevlidir.

MADDE 10 – MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ:

  1. Müdürlük birimleri arasında işbirliği müdür tarafından sağlanır.
  2. Müdürlüğe gelen tüm evraklar, evrak kaleminde toplanır. Evraklar kayda alındıktan sonra konularına göre dosyalanır ve müdüre iletilir. Müdür gerekli dağılımı yaptıktan sonra zimmet defterine işlenerek ilgili birim müdürlüklerine iletilmesini sağlar.
  3. Müdürlük personelinden herhangi birinin, herhangi bir nedenle görevinden ayrılması durumunda zimmetinde bulunan evrak, dosya ve demirbaşların son durumlarını gösterir bir çizelge halinde müdüre teslim eder.

 MADDE 11 – DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON:           

Müdürlüğün, kuruluşlarla yapacağı yazışmalar, daktilografın parafı, müdürün parafı, Belediye Başkanı’ nın imzası ile yürütülür.

MADDE 12 – GELEN-GİDEN EVRAKA VE DİLEKÇELERE YAPILACAK İŞLEM:

  1. Müdürlüğe gelen evrak ve dilekçe önce elektronik ortamda sistem kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini yerine getirmekle yükümlüdür.

2.      Gelen ve giden evraklar ve dilekçeler elektronik ortamda sistem kayıt sayılarına göre işlenir. Başkanlık Makamının bilgisine sunulduktan sonra ilgili müdürlüğe zimmetle teslim edilir.

3.      Birimlere havale edilen evraklar ve dilekçeler elektronik ortamda sistem kaydı yapılır. Havalesi yapılan bu kayıtlar ilgili birim personeli tarafından takip edilmesi zorunludur. Birim personeli tarafından evrak ve dilekçeler elektronik sistem üzerinden aldığında zimmet olarak kabul etmiş sayılır.

MADDE 13-

YÜRÜRLÜK: Bu yönetmelik Artuklu Belediye Meclisince kabul edilip, Belediye Başkanlığı’nca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. 

MADDE 14-

YÜRÜTME: Bu Yönetmelik hükümlerini Artuklu Belediye Başkanı yürütür.